Restomax et votre comptabilité : ce que nous en faisons

Restomax, ce que la caisse produit réellement

Restomax est un logiciel de caisse belge pour l'horeca, avec un back-office web. Trois flux de données en sortent chaque jour : le rapport Z de clôture, un tableau de chiffre d'affaires par jour calendaire, et le détail des moyens de paiement encaissés. C'est sur ces trois flux que travaille votre comptable, quel que soit le canal d'export réellement utilisé par votre établissement.

• Le rapport Z — accessible depuis le back-office (menu dédié aux clôtures), téléchargeable en Excel, et envoyable automatiquement par e-mail à chaque clôture de caisse si vous configurez une adresse dans les réglages de caisse.
• Les statistiques de chiffre d'affaires — un tableau distinct du rapport Z, par date et par établissement (store), avec ventilation hors taxe / TTC exportable en Excel ; Restomax précise lui-même que ce tableau correspond au jour calendaire, pas à la clôture de caisse — une nuance que nous appliquons quand nous recoupons les deux sources.
• Les moyens de paiement encaissés — Restomax documente une large gamme de tenders configurables : espèces, devises, Bancontact, carte de crédit, chèques-cadeaux, titres-repas, solutions cashless, compte client, éco-chèques, terminaux Cashdro ou Bonsai, et modes de paiement libres. Chacun doit se retrouver, au centime près, dans votre extrait bancaire ou votre caisse physique.

Le logiciel couvre aussi la gestion de stock via son module EasyStock (commandes, réceptions, transferts, inventaires), les acomptes, la réservation de tables, le Click & Collect et les bornes de commande. L'éditeur annonce aussi la gestion de plusieurs établissements, ce qui intéresse les groupes multi-sites.

Le pont comptable : de la caisse à votre logiciel

Restomax ne transmet pas vos ventes directement à un logiciel comptable : le pont passe par une plateforme d'intégration tierce, Chift. Deux destinations sont nommément documentées par Restomax : Odoo et Winbooks. En dehors de ces deux-là, Restomax exporte un rapport Z et un tableau de chiffre d'affaires en Excel, exploitables par n'importe quel logiciel comptable.

Sur ses propres pages, Restomax décrit cette synchronisation comme « en temps réel » pour Odoo, « automatique » pour Winbooks — une formulation commerciale de l'éditeur, que nous ne garantissons pas dans son détail technique : ni Restomax ni Chift ne publient, à notre connaissance, le détail exact des champs transmis (ventes par taux de TVA, par moyen de paiement, rapport Z complet) ni un format d'export précis (CODA, CSV, XML).

Quel logiciel comptable avec Restomax ?

Deux connecteurs comptables sont documentés nommément par Restomax : Odoo et Winbooks. Au-delà, un export Excel manuel du rapport Z ou des statistiques de chiffre d'affaires reste toujours possible, quel que soit le logiciel comptable en place chez votre établissement.

Réduire le sujet à « Odoo ou Winbooks » donne une image trop étroite de ce qui est techniquement possible : Chift, en tant que plateforme, publie un catalogue de connecteurs comptables bien plus large pour la Belgique et l'Europe. Le tableau ci-dessous distingue ce qui est confirmé côté Restomax de ce qui relève du catalogue général Chift.

Attention à la nuance : la troisième ligne est un fait sur Chift en tant que plateforme, pas une promesse que Restomax est déjà connecté nommément à chacun de ces logiciels aujourd'hui — seuls Odoo et Winbooks le sont, à notre connaissance, à la date de rédaction de cette page. Si votre comptable actuel travaille sur l'un des autres logiciels du catalogue Chift, une connexion est donc techniquement plausible, sans que nous puissions l'affirmer en votre nom tant que Restomax ne la documente pas nommément. Admis, Billit ou ClearFacts, par exemple, ne figurent pas parmi les connecteurs comptables du catalogue Chift consulté — ils sont donc absents de ce tableau.

Dans tous les cas — intégration nommée, export Excel manuel, ou tout autre canal que votre établissement utilise réellement — nous exploitons ce que Restomax produit. Nous travaillons avec les données Restomax ; nous ne sommes ni partenaire officiel ni intégrateur certifié de l'éditeur, et nous ne le présentons jamais comme tel. Si votre comptable actuel ne travaille sur aucun de ces logiciels et que vous envisagez de changer de cabinet, la procédure en cinq étapes est détaillée dans notre article changer de comptable quand on tient un restaurant.

Exemple — une clôture mensuelle type

Un rapport Z ventile déjà vos ventes par taux de TVA ; le travail du comptable consiste à cumuler ces rapports sur le mois et à les transformer en écritures, une ligne de vente et une ligne de TVA collectée par taux. Voici, sur un exemple chiffré fictif et illustratif (aucun établissement réel), comment un restaurant type sous Restomax boucle son mois.

Exemple — un restaurant clôture 26 rapports Z sur le mois. Cumulé, le chiffre d'affaires TTC se répartit ainsi : 52 000 € de repas consommés sur place (taux de 12 %), 21 000 € de boissons consommées sur place (taux de 21 %), 9 500 € de plats et boissons non alcoolisées à emporter (taux de 6 %), et 1 500 € d'alcool à emporter (taux maintenu à 21 %) — soit 84 000 € TTC au total. Ces taux sont ceux détaillés et sourcés sur TVA horeca.

Dans cet exemple, l'encodage mensuel se traduit par quatre lignes de vente HTVA et quatre lignes de TVA collectée, une par taux — plutôt que 26 écritures, une par rapport Z. C'est cette agrégation par taux, pas l'empilement brut des clôtures quotidiennes, qui rend la déclaration TVA trimestrielle lisible et vérifiable a posteriori.

Exemple — un écart Bancontact entre le rapport Z et la banque

Un écart entre le total Bancontact d'un rapport Z et le relevé bancaire a presque toujours une cause identifiable — commission, décalage de date, transaction annulée ou mal catégorisée — rarement une perte réelle. Le traiter tout de suite, transaction par transaction, évite qu'il se répète tout un exercice.

Exemple — le rapport Z cumulé du mois affiche 18 240 € de paiements Bancontact. Le relevé bancaire ne crédite que 18 096 € sur la période, soit un écart de 144 €. Quatre causes possibles, à vérifier dans cet ordre : (1) des commissions prélevées par le prestataire de paiement avant versement, invisibles dans le rapport Z qui affiche un montant brut ; (2) un décalage de date — les transactions des derniers jours du mois sont créditées en banque le mois suivant ; (3) une transaction annulée en caisse après l'encaissement mais non répercutée sur le terminal ; (4) une erreur de tender — un paiement enregistré comme Bancontact dans Restomax alors qu'il s'agissait d'une carte de crédit.

La correction consiste à rapprocher le rapport du prestataire de paiement (relevé de terminal, pas seulement l'extrait bancaire global) transaction par transaction, à isoler les commissions dans un compte de charges dédié plutôt que de les laisser fausser le montant encaissé, et à loger le décalage de fin de mois dans un compte d'attente « encaissements en transit » soldé à réception. Un rapport Z qui ne boucle jamais, mois après mois, avec le même écart résiduel est en revanche un signal différent — configuration de tender à revoir dans Restomax, pas un simple délai bancaire.

Exemple — ventiler la TVA d'un menu mixte

Un menu à prix unique qui mélange un plat consommé sur place et une boisson suit deux taux de TVA différents ; il doit être ventilé au prorata du prix carte de chaque composante, pas déclaré à un taux unique.

Exemple — un menu « plat + boisson » vendu 32 € TTC, consommé sur place. Sur la carte, le plat seul vaut 22 € et la boisson seule 6 €, soit 28 € de référence cumulée. La ventilation au prorata donne : part plat = 32 × (22 / 28) = 25,14 € TTC ; part boisson = 32 × (6 / 28) = 6,86 € TTC. Le plat relève du taux de 12 % (repas sur place) : HTVA = 25,14 / 1,12 = 22,45 €, TVA = 2,69 €. La boisson relève du taux de 21 % (boisson consommée sur place) : HTVA = 6,86 / 1,21 = 5,67 €, TVA = 1,19 €.

Le rapport Z Restomax donne la matière brute du menu vendu au prix unique ; la ventilation par composante reste une opération que nous effectuons nous-mêmes, sur une méthode cohérente et appliquée de la même manière sur tout l'exercice — c'est le premier point qu'un contrôleur regarde sur une carte mixte. Pour ventiler vos propres menus, voir notre calculateur de ventilation TVA.

Ce que nous vérifions, chaque mois, avec vos données Restomax

Au-delà des trois exemples ci-dessus, six points reviennent chaque mois sur un établissement Restomax : la ventilation TVA, le rapprochement des paiements, les écarts de caisse, la cohérence entre les deux tableaux de vente, le stock et la préparation au SCE 2.0.

• Ventilation TVA par taux — un plat consommé sur place, un plat à emporter et une boisson alcoolisée ne suivent pas le même taux ; le rapport Z donne la matière brute, la ventilation reste un point que nous contrôlons systématiquement avant déclaration. Détail des taux belges sur TVA horeca.
• Rapprochement des paiements — chaque tender configuré dans Restomax (Bancontact, cash, cashless, chèques-cadeaux, titres-repas, compte client…) doit se retrouver dans la banque ou le fond de caisse physique, pourboires compris.
• Écarts de caisse — un rapport Z qui ne boucle pas avec l'encaissement réel est un signal à traiter tout de suite, pas à la clôture annuelle.
• Cohérence chiffre d'affaires / clôture — le tableau de statistiques (jour calendaire) et le rapport Z (clôture de caisse) ne couvrent pas exactement la même période ; nous les recoupons plutôt que d'en prendre un seul pour argent comptant.
• Stock et coût matière — quand EasyStock est utilisé, les mouvements de stock éclairent vos ratios (food cost, marge par famille de produits) au-delà du seul chiffre de vente.
• Préparation SCE 2.0 — la conformité de votre installation au nouveau système de caisse relève de Restomax en tant qu'éditeur certifié ; nous préparons, de notre côté, l'usage de ces données côté comptabilité. Calendrier et obligation complets sur caisse enregistreuse SCE.

Checklist mensuelle pour un établissement Restomax

Sept points suffisent à couvrir un mois de clôtures Restomax avant transmission à votre comptable, que l'export soit automatisé via Chift ou manuel.

1. Tous les rapports Z du mois sont-ils clôturés dans Restomax (pas de caisse restée ouverte, icône de validation présente) ?
2. Le total des ventes par taux de TVA correspond-il à ce qui sera déclaré ?
3. Chaque moyen de paiement du rapport Z a-t-il son miroir en banque ou en caisse (espèces comptées, Bancontact reçu, cashless réconcilié) ?
4. Les acomptes encaissés sur réservations sont-ils identifiés comme tels, et pas comme du chiffre d'affaires du jour ?
5. Les chèques-cadeaux émis et ceux consommés sont-ils suivis séparément du chiffre d'affaires encaissé ?
6. Si votre comptabilité est connectée via Chift (Odoo ou Winbooks) : la synchronisation du mois s'est-elle bien faite, sans doublon ni trou de période ?
7. Si elle ne l'est pas : l'export manuel (rapport Z ou statistiques Excel) a-t-il bien été transmis pour tout le mois ?

Erreurs fréquentes que nous corrigeons

Cinq erreurs reviennent le plus souvent sur un établissement Restomax, toutes évitables par un contrôle mensuel plutôt qu'annuel.

• Confondre le tableau « chiffre d'affaires » et le rapport Z — le premier suit le jour calendaire, le second la clôture de caisse ; les additionner sans recoupement fausse la période.
• Ventiler la TVA au jugé plutôt que par les données réelles du rapport Z, surtout sur une carte mixte (sur place / emporter / boissons alcoolisées) — voir l'exemple de ventilation ci-dessus.
• Oublier un moyen de paiement « libre » configuré dans Restomax pour un cas particulier (bon cadeau partenaire, plateforme de livraison) et jamais rapproché en banque.
• Considérer un acompte comme du chiffre d'affaires immédiat au lieu d'une avance à régulariser à la prestation.
• Présumer une intégration comptable non documentée par Restomax parce que Chift la propose en théorie ailleurs — voir le garde-fou plus haut : nous vérifions toujours ce qui est réellement actif pour votre établissement avant d'en tenir compte.

Voir aussi

• Les logiciels de caisse avec lesquels nous travaillons.
• TVA horeca — les taux et la ventilation d'une carte mixte.
• Calculateur de ventilation TVA — ventiler un menu à prix unique comme dans l'exemple ci-dessus.
• Caisse enregistreuse SCE — l'obligation, le seuil, le calendrier.
• Peppol horeca — la facturation électronique côté achats fournisseurs.
• Pilotage mensuel — comment vos données Restomax alimentent votre tableau de bord.
• Comptable pour restaurant.